PowerPoint ou pas PowerPoint, telle est (encore) la question. Dans beaucoup d’entreprises, la présentation de projet commence par : « Tu peux me faire un PowerPoint ? ». Comme si le logiciel était le projet. Bonne nouvelle : ce n’est pas le cas. Et encore mieux : ce n’est pas le seul outil possible.
Entre PowerPoint, Google Slides, Keynote, Canva, Prezi et les autres, le choix peut vite ressembler à un rayon yaourts au supermarché : trop de possibilités, et l’impression que tout se ressemble. Pourtant, chaque outil raconte une manière différente de présenter… et donc d’influencer la façon dont votre projet sera perçu.
Alors, comment choisir ? Voyons ça ensemble, sans dogme, mais avec pragmatisme.
Ce qu’on oublie souvent : vous ne choisissez pas un outil, vous choisissez une expérience
Avant de parler de logiciels, parlons de scène. Une présentation de projet en entreprise, c’est rarement un moment neutre. C’est souvent :
- un comité de direction qui décide d’un budget ou non,
- une équipe qui doit embarquer sur un changement,
- un client qui hésite encore à signer,
- un partenaire à convaincre d’investir temps et ressources.
L’outil que vous choisissez influence :
- le rythme de votre présentation (linéaire, dynamique, participatif),
- la place laissée à l’improvisation et aux échanges,
- la façon dont les autres pourront réutiliser ou partager vos supports,
- l’image que vous renvoyez (innovant, classique, brouillon, premium…).
Autrement dit : l’outil est au service d’un contexte, d’un public et d’un objectif précis. Si ces trois éléments ne sont pas clairs, le choix du logiciel sera forcément bancal… même avec le plus beau template du monde.
PowerPoint : l’indétrônable compagnon (avec ses super-pouvoirs… et ses pièges)
Commençons par l’éléphant dans la salle de réunion : PowerPoint. On lui reproche beaucoup de choses, mais il reste l’outil standard dans la plupart des entreprises. Et ce n’est pas un hasard.
Ses atouts pour une présentation de projet :
- Universel : tout le monde sait l’ouvrir, le projeter, le commenter. Pour un comité de direction multi-pays sous Windows, difficile de faire plus sûr.
- Compatible avec l’environnement Microsoft : Teams, OneDrive, SharePoint, Outlook… la collaboration s’intègre dans l’écosystème déjà utilisé par l’entreprise.
- Puissant côté mise en forme : masques, animations (à utiliser avec modération), graphiques, SmartArt, insertion vidéo, intégration de données Excel… il sait faire beaucoup plus qu’on ne le croit.
- Solide hors-ligne : un client, une salle sans Wi-Fi, un VPN capricieux ? Votre PowerPoint fonctionne quand même.
- Facilement archivable : on peut garder des versions, les ranger, les réutiliser, les adapter pour d’autres réunions.
Ses limites… qui ne viennent pas toujours du logiciel :
- Présentations surchargées : le fameux « pavé de texte police 10 » n’est pas une fatalité, mais une habitude ancrée. On confond souvent support de réunion et document de référence.
- Design daté… quand on utilise les modèles par défaut : avec les mauvais modèles, tout se ressemble. Avec un vrai travail de design, PowerPoint peut être très moderne.
- Peu de “waouh” par défaut : dans certaines cultures d’entreprise, “faire un PowerPoint” est perçu comme banal, pas innovant.
En résumé : PowerPoint est un excellent choix dans 80 % des cas si on l’utilise comme un outil de narration visuelle, pas comme un bloc-notes projeté.
Les grandes alternatives à PowerPoint pour présenter un projet
Selon votre entreprise, votre public et votre style, certaines alternatives peuvent être plus adaptées. Passons-les en revue, avec un prisme très concret : présentation de projet en contexte professionnel.
Google Slides : la collaboration avant tout
Google Slides brille dès qu’un projet implique beaucoup de coédition et un environnement déjà orienté Google Workspace.
Points forts :
- Coédition en temps réel : idéal si plusieurs chefs de projet, métiers ou pays travaillent sur la même présentation.
- Commentaires et suggestions : pratique pour préparer une présentation stratégique sans s’échanger 37 versions par mail.
- Accessible depuis un simple navigateur : fonctionne sur tout type de poste, même si les logiciels installés sont limités.
Points de vigilance :
- Dépendance à la connexion : il existe un mode hors-ligne, mais tout le monde ne l’active pas correctement.
- Moins riche en fonctionnalités avancées que PowerPoint (notamment sur les animations complexes ou certains graphiques).
- Confidentialité : certaines entreprises, notamment dans des secteurs sensibles, bloquent ou limitent Google Workspace.
Idéal si : vous êtes dans une organisation déjà très “Google”, avec des équipes projet dispersées qui travaillent beaucoup à distance sur le même document.
Keynote : la star des écosystèmes Apple
Keynote, c’est un peu le cousin élégant qui arrive toujours avec des slides impeccablement animés. Très apprécié dans les environnements créatifs ou les directions générales qui présentent sur Mac.
Points forts :
- Design par défaut très soigné : typographies propres, animations fluides, rendu “premium” sans beaucoup d’effort.
- Performance : très fluide sur macOS et iOS, idéal pour une présentation sur iPad ou iPhone avec télécommande.
- Export vers PowerPoint ou PDF : vous pouvez créer en Keynote et livrer en PPT/PDF pour vos interlocuteurs Windows.
Points de vigilance :
- Écosystème Apple quasi obligatoire : si votre DSI est 100 % Windows, ce sera plus compliqué.
- Collaborations limitées avec des utilisateurs non-Apple, même si iCloud améliore un peu les choses.
Idéal si : vous présentez souvent à l’oral (conférences, pitchs, grands comptes) et que vous travaillez déjà dans un environnement Apple.
Canva : pour des présentations projet visuellement attractives, très vite
Canva n’est pas qu’un outil pour les réseaux sociaux. C’est aussi un excellent allié pour créer des présentations très visuelles, rapidement.
Points forts :
- Bibliothèque de modèles immense : parfait si vous n’avez ni temps ni graphiste, mais que vous voulez un rendu propre.
- Banque d’images, d’icônes et de graphiques intégrée : vous pouvez donner une vraie identité visuelle à votre projet sans multiplier les outils.
- Version web très accessible : pas besoin d’installation, simple d’utilisation pour les non-spécialistes.
Points de vigilance :
- Risque d’un design “déjà vu” si vous utilisez les modèles les plus populaires sans personnalisation.
- Dépendance au cloud : la présentation ne vit pas chez vous, mais sur les serveurs de Canva.
- Export parfois imparfait vers PowerPoint : certains éléments peuvent bouger ou perdre en qualité.
Idéal si : vous devez créer un support de projet très visuel (vision, roadmap, storytelling client) avec peu de temps, et que la confidentialité n’est pas ultra-sensible.
Prezi, Miro & co : quand votre projet a besoin de mouvement (et de participation)
Certains projets se racontent mal de façon linéaire, slide après slide. C’est là que des outils plus “immersifs” deviennent intéressants.
Prezi permet de naviguer dans une grande carte visuelle, avec des zooms successifs. Très efficace pour montrer :
- la vision globale d’un projet puis ses détails,
- la relation entre différentes parties (par ex. plusieurs chantiers d’un programme de transformation),
- un parcours client ou un écosystème complexe.
Miro, FigJam et les outils de whiteboard sont utiles pour :
- co-construire un projet en atelier avec les parties prenantes,
- cartographier des idées, des risques, des dépendances,
- animer des sprint reviews, des rétrospectives ou des ateliers de priorisation.
Points forts communs :
- Expérience plus interactive : vos interlocuteurs ne sont plus spectateurs, mais co-acteurs.
- Bonne visualisation des liens : parfait pour des projets complexes.
Points de vigilance :
- Courbe d’apprentissage : tout le monde n’est pas prêt, à 8h du matin en comité budget, à suivre une navigation Prezi.
- Surcharge visuelle possible si la carte ou le board n’est pas bien structuré.
- Connexion internet indispensable dans la plupart des cas.
Idéal si : vous animez un atelier projet, un kick-off, une session de co-création, ou si vous devez faire “vivre” le projet plutôt que le présenter de façon descendante.
Notion, documents interactifs, dashboards : quand la présentation devient un espace vivant
De plus en plus, la présentation de projet dépasse la simple réunion. On vous demande :
- un espace où retrouver les documents clés,
- un suivi des KPI du projet,
- un historique des décisions,
- des liens vers les livrables, les maquettes, les specs…
Dans ces cas-là, des outils comme Notion, Confluence, des dashboards BI (Power BI, Tableau…) ou encore des espaces partagés (SharePoint, intranet) deviennent la colonne vertébrale de la communication projet.
Est-ce que ça remplace une présentation orale ? Non. Mais :
- vous pouvez projeté en réunion un espace Notion structuré autour de votre projet plutôt qu’un diaporama classique,
- vous pouvez appuyer votre discours sur un dashboard en temps réel, avec des chiffres à jour,
- vous pouvez envoyer ensuite le lien pour que chacun retrouve l’information à froid.
Idéal si : votre projet vit sur la durée, nécessite de la transparence et du suivi, et implique beaucoup d’interlocuteurs.
Les vrais critères pour choisir entre PowerPoint et ses alternatives
Maintenant que le paysage est posé, revenons à l’essentiel : comment choisir, très concrètement ?
Posez-vous ces questions, avant même d’ouvrir un outil :
- Où la présentation aura-t-elle lieu ? Salle de réunion interne, visioconférence, auditorium, chez un client, en atelier ?
- Qui sera là ? Direction, équipe projet, clients, partenaires, métiers, IT ? Plutôt “PowerPoint natifs” ou très ouverts aux nouveaux formats ?
- Quel est l’objectif exact ? Obtenir une décision, aligner, inspirer, former, co-construire, rassurer ?
- Quel niveau de réutilisation du support est attendu ? On le relira à froid ? Il doit circuler par mail ? Servir de base à d’autres équipes ?
Selon vos réponses, les critères suivants vont peser plus ou moins lourd :
- Environnement IT : si votre DSI bloque la moitié d’internet, PowerPoint garder un sérieux avantage.
- Confidentialité : pour des projets sensibles, un outil local (PowerPoint, Keynote) sera souvent préféré à un outil cloud grand public.
- Collaboration : si la co-construction du support est centrale, Google Slides, Canva ou des whiteboards peuvent gagner des points.
- Impact visuel : pour un pitch client ou une présentation stratégique, l’esthétique et la fluidité deviennent prioritaires.
- Temps disponible : certains outils sont plus rapides que d’autres pour atteindre un bon rendu.
- Culture d’entreprise : dans certaines boîtes, sortir un Prezi peut faire “gadget”; dans d’autres, un PowerPoint très classique peut être perçu comme un manque d’initiative.
Quelques scénarios concrets pour vous guider
Vous vous demandez encore : “Dans mon cas, je fais quoi ?”. Voici quelques scénarios fréquents.
- Projet à présenter en comité de direction, en interne, avec forte sensibilité des données :
→ PowerPoint ou Keynote, en version maîtrisée graphiquement, avec un PDF de diffusion allégé. Éventuellement appuyé par un dashboard interne pour les chiffres. - Kick-off de projet transversal, plusieurs équipes, culture plutôt moderne :
→ Un mix : PowerPoint pour la trame principale (vision, objectifs, rôles), + un Miro ou FigJam pour animer les ateliers et construire la roadmap avec le groupe. - Présentation d’un projet à un client, en phase d’avant-vente :
→ PowerPoint ou Keynote designé avec soin, éventuellement préparé avec Canva pour les éléments visuels. L’objectif : clair, impactant, facilement envoyable ensuite. - Suivi de projet mensuel avec de nombreux KPI :
→ Dashboard (Power BI, Tableau…) projeté pour les chiffres + PowerPoint léger pour le récit (ce qui s’est passé, les arbitrages, les risques, les décisions). - Atelier de co-construction de solution avec les métiers :
→ Board collaboratif (Miro, FigJam, Mural…) pour l’animation + une présentation PowerPoint ou Google Slides pour cadrer l’atelier et formaliser les décisions ensuite.
Et si le vrai sujet n’était pas l’outil, mais la combinaison des outils ?
Dans la plupart des missions, les présentations les plus efficaces sont hybrides. Quelques exemples :
- Scénario 1 : Vous préparez votre design et vos visuels dans Canva, puis vous exportez vers PowerPoint pour profiter des commentaires de vos collègues via Teams.
- Scénario 2 : Vous cartographiez votre projet dans Miro (ateliers, brainstorm, structuration), puis vous en extrayez la synthèse dans un PowerPoint pour le comité de pilotage.
- Scénario 3 : Vous créez un espace Notion pour héberger toutes les infos du projet, et chaque point d’étape est accompagné d’un slide deck PowerPoint qui raconte l’histoire du mois.
PowerPoint n’est alors plus “l’outil unique”, mais la scène principale où vous jouez une pièce dont les coulisses se trouvent ailleurs (Miro, Notion, dashboards, etc.).
Une méthode simple pour ne plus vous tromper d’outil
Pour finir, voici une petite grille en 4 questions pour vos prochaines présentations de projet. Avant de lancer PowerPoint par réflexe, demandez-vous :
- 1. Mon objectif principal est-il de : décider, informer, inspirer, co-construire, rassurer ? (Choisissez un verbe.)
- 2. Mon public a-t-il besoin d’un support qu’il pourra relire seul ensuite ? Si oui, vous devrez peut-être prévoir deux versions : une présentation orale, et un document de référence.
- 3. Quel degré de risque suis-je prêt(e) à prendre sur le plan “technique” ? Connexion incertaine, salle inconnue, niveau de confort avec l’outil… Pour un moment très critique, mieux vaut parfois la simplicité robuste.
- 4. De quoi ai-je réellement besoin pour mieux raconter mon histoire ? D’un fil linéaire clair (diaporama) ? D’une carte (Prezi, whiteboard) ? D’un espace qui vit dans le temps (Notion, intranet) ?
Une fois ces réponses clarifiées, l’outil “évident” apparaît souvent de lui-même. Et si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours changer de plan : commencer dans Miro, finaliser dans PowerPoint, ou faire l’inverse.
PowerPoint restera probablement longtemps au centre des présentations de projet en entreprise. Mais ce n’est plus seul sur scène. À vous d’orchestrer la bonne combinaison d’outils pour servir ce qui compte vraiment : la clarté de votre message, la force de votre récit… et la capacité de votre projet à convaincre les bonnes personnes, au bon moment.